Come organizzare una festa di compleanno al top

Per organizzare una festa di compleanno pefetta è necessaria una pianificazione dettagliata.

L’obiettivo principale deve sempre essere fare in modo che tutti possano viverla a pieno e conservarne un ricordo felice e duraturo nel tempo.

Ecco la check list completa per aiutarvi a organizzare un evento indimenticabile.

1. Definizione del budget

Prima di iniziare qualsiasi pianificazione, stabilite un budget realistico, dividetelo in modo congruo per le diverse voci della festa e mantenetelo sotto controllo. Questo vi aiuterà ad evitare spese eccessive e a mantenere il giusto equilibrio tra le diverse voci della festa.

La divisione del budget tra le diverse voci di spesa dipenderà da diversi fattori come: il budget totale, il numero di ospiti, la location, il tema e le preferenze personali del festeggiato.

Una suddivisione percentuale bilanciata del budget prevede una ripartizione a grandi linee come segue.

Distribuzione del budget

  1. Cibo e Bevande (30-40%): questa voce di spesa è spesso una delle più importanti. La percentuale qui può variare in base al tipo di cibo e bevande che intendete servire.
  2. Luogo e Affitto (10-20%): la percentuale qui dipenderà se state organizzando la festa in casa o se avrete bisogno di affittare un luogo speciale.
  3. Intrattenimento (10-15%): la percentuale per l’intrattenimento dipenderà da ciò che avete pianificato. Questo può includere un DJ, una band dal vivo o altri spettacoli e attività di intrattenimento.
  4. Decorazioni e Tema (5-10%): la voce di spesa per le decorazioni può variare notevolmente in base al tema scelto. Alcuni temi richiedono decorazioni poco costose, mentre altri possono richiedere spese significative.
  5. Regali e Ricordi (5-10%): considerate un budget per piccoli ricordi o favori per gli ospiti.
  6. Foto e Video (5-10%): se desiderate documentare l’evento in modo professionale, dovrete dedicare una parte del budget a fotografi o videomaker.
  7. Altro (5-10%): riservate una piccola percentuale del budget per spese inaspettate o varie. Questo può includere costi aggiuntivi come trasporto o alloggio, se necessario.

Queste percentuali sono solo una guida approssimativa. È essenziale personalizzare la divisione del budget in base alle vostre priorità e alle esigenze specifiche della festa. Se il cibo e le bevande sono particolarmente importanti per il festeggiato e gli ospiti, potete allocare una percentuale maggiore per questa categoria. Allo stesso modo, se l’intrattenimento è il punto focale, aumenterete la percentuale corrispondente. La chiave è trovare un equilibrio che rifletta le priorità della festa e che sia gestibile all’interno del vostro budget totale.

L’elemento sorprendente potrà collocarsi in qualche piatto del menù, nella scelta della location, nell’intrattenimento o nel tema scelto come vedremo di seguito.

2. La scelta della data e della location

Selezionate per prima cosa una data agevole per il festeggiato e gli ospiti.

Successivamente:

  • Decidete se la festa si terrà a casa, in un ristorante, in un locale affittato o in un luogo speciale. Per i bimbi potete considerate anche sale giochi o parchi. La scelta del luogo dipenderà anche dal numero di partecipanti e dalla stagione.
  • Se desiderate festeggiare all’aperto, assicuratevi che la location disponga di un’area da utilizzare come piano B in caso di maltempo.
  • Se decidete per una location come un ristorante o un locale in affitto stabilite con il proprietario o il gestore tutti gli elementi più importanti come:
    • timing di inizio e fine festa, di arrivo di eventuali fornitori e relativi contatti
    • limite di tempo entro cui dare il numero di ospiti definitivo con segnalazione di eventuali intolleranze e personalizzazioni del menù
    • eventuali penali in caso di numero inferiore di partecipanti
    • volume della musica (anche dopo un certo orario)
    • disponibilità di impianti video e audio e loro caratteristiche
    • accessibilità per ospiti con disabilità
    • sale in esclusiva
    • allestimenti
    • eventuali contratti da siglare di responsabilità e limiti di utilizzo.

Come abbiamo visto nell’articolo feste di compleanno originali per adulti una festa sorprendente può già iniziare stabilendo una location differente: dal compleanno pic nic a quello in spiaggia fino al compleanno glamping sotto le stelle, potrete stupire tutti già a partire da qui. Chiaramente tenete sempre bene a mente il tipo di ospiti e l’accessibilità per tutti.

3. Timing dell’evento

Create un programma dei momenti più importanti dell’evento, indicando l’orario di inizio e fine di ogni attività.

Condividete l’orario di inizio e fine festa con gli ospiti.

L’elemento tempo diventa di fondamentale importanza se avrete coinvolto fornitori esterni: consegna torta, arrivo catering, tempi di inizio e fine festa concordati con la location (chiedete sempre informazioni circa il volume della musica dopo la mezzanotte e l’orario di fine festeggiamenti), tempi di permanenza del fotografo e di eventuali intrattenitori.

4. Inviti

Create una lista degli ospiti, inviate gli inviti con preavviso sufficiente e fornite loro tutte le informazioni necessarie.

Potete usare servizi online oppure cartoline personalizzate.

Per sorprendere a partire dall’invito potete farlo arrivare in modo inaspettato. Se siete tecnologici potete realizzare un video invito da inviare via Whatsapp, se amate gli inviti tradizionali potrete crearne di personalizzati scegliendo grafica e contenuti ad esempio su siti come Vistaprint seguendo questo link.

Assicuratevi di ricevere tutte le conferme ed eventuali esigenze particolari degli ospiti entro il termine previsto dalla location.

5. Tema della festa e decorazioni

Un tema può essere il modo perfetto per rendere sorprendente l’evento. Per idee di feste a tema per adulti potete leggere l’articolo dedicato cliccando qui.

Per i bimbi scegliete un tema che interessi il bambino, come supereroi, principesse, animali o personaggi dei cartoni animati.

Tante idee per le bimbe a questo articolo (a breve anche per i bimbi).

Le decorazioni potranno essere in funzione del tema scelto oppure solo in base al gusto del festeggiato. Chiedete alla location se dispone di elementi di allestimento interni, se è possibile personalizzare la grafica del menù, oppure se potete allestire in autonomia e entro quali limiti.

Party checklist
Party checklist
Party checklist
Party checklist
previous arrow
next arrow
 

6. Intrattenimento

Pianificate un programma di intrattenimento, che potrebbe includere musica e spettacoli. Decidete se desiderate un DJ, una band dal vivo, o semplicemente una playlist di musica che piaccia al festeggiato e agli ospiti.

Per i bimbi definite attività di intrattenimento come truccabimbi, maghi e spettacoli che possono tenere i piccoli ospiti impegnati.

Inoltre:

  • Assicuratevi di disporre dei dispositivi audio necessari.
  • Pensate alla musica che scandirà i momenti più significativi della festa: la consegna dei regali, il taglio della torta, il brindisi, eventuali discorsi e i balli.
  • Se l’evento è in una location diversa da casa vostra dovrete anche procedere con il pagamento della SIAE per la musica, a meno che non ci pensi già la location che avete scelto.

7. Cibo e bevande

Scegliete un menù che soddisfi i gusti di tutti, preparate o prenotate cibo e bevande, tenendo conto dei regimi alimentari degli ospiti e di eventuali allergie o intolleranze.

Scegliete un tipo di torta che tutti possano gradire con eventuali personalizzazioni e candeline.

Potete anche ipotizzare un piccolo buffet di dolci e tortine.

Assicuratevi di avere una varietà di bevande alcoliche e non alcoliche per soddisfare tutti gli ospiti.

8. Regali per tutti

Questo è uno dei momenti sorprendenti per antonomasia. Organizzate un momento speciale per la consegna dei regali al festeggiato e sorprendete gli ospiti con piccoli doni e ricordi.

9. Foto e video

Per le foto e i video avete diverse opzioni:

  • ingaggiare un professionista se desiderate foto di maggiore qualità.
  • Ipotizzare un angolo foto con allestimento e sfondo dedicato.
  • Far installare un photobooth che vi consentirà di stampare subito le foto, condividerle istantaneamente, disporre di sfondi personalizzati realizzati in grafica che appariranno sulle foto.
  • Avvalervi di una Polaroid per creare ricordi tangibili da conservare come oggetti unici e preziosi.
  • Fare dell’elemento fotografico il tema centrale della festa come abbiamo visto nell’articolo dedicato.

10. Trasporto e alloggio

Se necessario, ricordatevi di fornire soluzioni per il trasporto o l’alloggio per gli ospiti che provengono da fuori città.

11. Sicurezza

Pensate a soluzioni di trasporto sicuro a casa per gli ospiti che bevono alcolici e per amiche che dovessero far rientro a notte inoltrata sprovviste di mezzo proprio.

12. Guest Book

Preparate un libro degli ospiti o un modo per gli ospiti di lasciare messaggi su qualcosa di tangibile che potrete conservare. Alternative al libro possono essere una lavagna con post-it o una cassettina dei ricordi.

13. Forniture per imprevisti

Predisponete tutto quanto possa servire in caso di imprevisti: kit di pronto soccorso, batterie extra, cavi, prolunghe, usb di riserva etc.

14. Gestione degli invitati

Assicuratevi che ci sia qualcuno incaricato di accogliere gli ospiti e di indirizzarli alle diverse attività.

15. Eventuali deleghe

Il giorno della festa, assegnate compiti ad eventuali aiutanti se necessario, così da essere certi che tutto si svolga senza intoppi e che gli elementi sorprendenti riescano al meglio.

La chiave per una festa ben riuscita è la cura nell’organizzazione.

Una pianificazione oculata e la giusta dose di creatività vi consentiranno di creare una festa straordinaria che ricorderanno tutti con gioia.